Outsourcing – dlaczego warto przeprowadzić go w swojej firmie?
W obecnych czasach prowadzenie własnego biznesu lub przedsiębiorstwa wymaga szerokiej znajomości swojej branży, konkurencji i otoczenia, a także posiadania wielu umiejętności. Należy nieustannie dostosowywać się do nowych warunków, dlatego outsourcing to coraz częściej wykorzystywane ułatwienie.
⠀
Co to jest outsourcing?
⠀
Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego oraz stanowi skrót od trzech słów, a mianowicie: outside-resource-using. Oznacza to korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Pojęcie outsourcingu jako usługi zlecanej przez przedsiębiorstwa ukierunkowane na korzyści oznacza wykorzystanie zewnętrznych zasobów oraz zlecenie skonkretyzowanych działań firmie z zewnątrz.
⠀
Outsourcing ma wiele wariantów. Zakres usługi zaczyna się od banalnych niemal projektów, których celem jest usprawnienie procesów biznesowych. Powodują one również wzrost jej konkurencyjności, obniżenie kosztów i wiele innych kwestii zwyczajnie poprawiających prosperowanie działalności. Usługa obejmuje także skomplikowane projekty biznesowe prowadzące nieraz do powstania wirtualnej organizacji działalności, a nawet mogą przekształcić się w trwałe alianse strategiczne.
⠀
Jakie obszary najczęściej poddane zostają usłudze outsourcingu? Zaliczyć do nich można między innymi:
⠀
- szkolenia;
- administracja kadry;
- finanse i rachunkowość;
- administracja IT;
- audyt wewnętrzny;
- podatki;
- zaopatrzenie;
- obsługa klienta.
⠀
Nie są to jednak wszystkie obszary, które można poddać usłudze. Jednym z najbardziej popularnych i ułatwiających pracę w przedsiębiorstwie rodzajów usług jestoutsourcing specjalistów. Dzięki niemu otrzymujesz dostęp wyłącznie do najlepszych potencjalnych pracowników bez konieczności przeprowadzania rekrutacji.
⠀
Na czym polega outsourcing?
⠀
Zależnie od wiedzy, jaką dysponuje firma, której został zlecony outsourcing, klient może zdecydować się na wariant pełny lub selektywny. Jeżeli wybierze wariant pełny, to zostaje podpisana umowa warunkująca kompleksową obsługę ze strony zewnętrznego usługodawcy. W przypadku wariantu selektywnego klient wybiera obszary, jakie mają zostać objęte porozumieniem z firmą zewnętrzną. Dzięki możliwości wyboru usługa jest w pełni dopasowana do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa oraz stanowi rezultat rachunku opłacalności.
⠀
Jak poprawnie z niego korzystać?
⠀
Zaraz po podjęciu decyzji o skorzystaniu z usługi, jaką jest outsourcing,należy zastanowić się, jakie obszary działalności firmy będzie on obejmował. W związku z tym niezbędne jest określenie rezultatów, które mają zostać uzyskane przez korzystanie z usługi, oraz indywidualnych oczekiwań, a także potrzeb firmy. Każde przedsiębiorstwo powinno oszacować i zdecydować, czy w danym przypadku sprawdzi się lepiej usługa selektywna czy pełna.
⠀
⠀
Należy również dokładnie sprawdzić firmę zewnętrzną, która wdroży w danym przedsiębiorstwie usługę outsourcingu. Najlepiej, jeśli usługodawca specjalizuje się w wąskim zakresie – tak jak nasza firma, DeepTechnology. Oferujemy usługę Cloud Engineer, Dev/Ops Engineer, Data Scientist oraz IT Specialists. Więcej informacji o usłudze outsourcingu przeprowadzanej przez naszą firmę znajdziesz na dedykowanej podstronie.
⠀
Dlaczego warto przeprowadzać outsourcing w swojej firmie?
⠀
Usługa ta jest najczęściej wykorzystywana w momencie, kiedy dane zasoby pochodzące ze źródeł zewnętrznych są tańsze niż te, które realizowane są wewnętrznie w przedsiębiorstwie. Świetnym przykładem na to jest księgowość. Prowadząc małą bądź średnią firmę należy przeanalizować, czy korzystniejsze będzie utworzenie własnego działu księgowego, czy zlecenie prowadzenia go firmie z zewnątrz. Zazwyczaj taniej jest przekazać to zadanie firmie zewnętrznej, aby nie musieć opłacać pracowników danego działu ani zasobów niezbędnych im do jego prowadzenia.
⠀
Aktualnie w istniejących na rynku firmach coraz ważniejsze stają się takie czynniki jak na przykład specjalizacja pracy, dostęp do specjalistycznej wiedzy, koncentracja na danych funkcjach biznesowych oraz realizacja usług na możliwie najwyższym poziomie. Biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki outsourcing będzie idealnym sposobem na skoncentrowanie kapitału, sił, a także konkretnych procesów na wyznaczonych celach firmy. Dzięki zwiększaniu elastyczność działań firmy poprawiają się jej wyniki oraz zaobserwować można oszczędność czasu i zasobów ludzkich.
⠀
Korzyści płynące z usługi
⠀
Dzięki usłudze outsourcingu w dowolnym obszarze działalności przedsiębiorstwa można osiągnąć wiele korzyści. Należą do nich między innymi:
⠀
- odciążenie poszczególnych działów firmy;
- skoncentrowanie się na podstawowych celach swojego przedsiębiorstwa lub działalności;
- sposobność do pozyskania specjalistów w swojej branży bez konieczności przeprowadzania rekrutacji;
- zmniejszenie nakładów inwestycyjnych niezbędnych na utrzymanie bazy technicznej, a także organizacyjnej powierzonych działalności;
- przyspieszenie korzyści z restrukturyzacji;
- umożliwia podział ryzyka;
- zwiększa efektywność działania przedsiębiorstwa;
- dostęp do wiedzy eksperckiej oraz pozyskanie nowych zasobów.
⠀
Są to jedynie niektóre korzyści, jakie płyną z przeprowadzania usługi w swojej firmie. To z pewnością proces, który znacznie poprawia wewnętrzne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
⠀
⠀
Czy outsourcing ma wady?
⠀
Oczywiście warto pamiętać, że każda usługa wiąże się nie tylko z korzyściami. W większości sytuacji korzystanie z usługi pozwala zyskać bardzo wiele, jednak może również doprowadzić do poważnych strat. Mogą się one pojawić zarówno po stronie firmy zlecającej wykonanie usługi, jak i zewnętrznego przedsiębiorstwa, które je realizuje.
⠀
Pierwszą z pułapek, w którą można w łatwy sposób wpaść, jest nadmierna redukcja kosztów. Outsourcing co prawda charakteryzuje się korzyścią związaną z oszczędnością, jednak działania prowadzące do nadmiernego uszczuplenia kosztów mogą spowodować, że wykonawca będzie działał na granicy opłacalności. Oznacza to, że jakość wykonywanej usługi może być znacznie niższa niż oczekiwana. Z tego powodu warto wybierać wyłącznie doświadczone firmy, których skutecznie działanie poparte jest wieloma opiniami.
⠀
Warto zdecydować się na jedną firmę zapewniająca usługę outsourcingu. Ciągłe zmienianie usługodawcy może prowadzić nie tylko do zwiększenia kosztów, ale również spadku jakości wykonanej usługi. Nie jest to dobre rozwiązanie dla długotrwałych projektów.
⠀
Kolejną istotną rzeczą jest nieoddelegowywanie odpowiedzialności za przebieg programu. Niezależnie od tego, ile czasu usługa jest wykonywana, należy brać odpowiedzialność za realizację danego projektu. Zdecydowanie złym pomysłem będzie zlecenie firmie wykonania usługi i niesprawdzanie jej jakości – można natomiast jedynie delegować różnego rodzaju zadania, a także ułatwiać działanie swojemu przedsiębiorstwu.
⠀
Jak wygląda wdrażanie outsourcingu?
⠀
Do podstawowych etapów usługi należą bez wątpienia:
⠀
- określenie celów oraz wymagań;
- dokładnie zaplanowanie procesu;
- znalezienie potencjalnego lub potencjalnych usługodawców i przeprowadzenie rozmów dotyczących szczegółów usługi;
- rozmowa z personelem, pracownikami i osobami spoza działalności;
- przekazanie informacji oraz warunków wykonywanej usługi zleceniobiorcy;
- weryfikacja odpowiedzi usługodawców na proponowane zlecenie;
- pozyskanie aprobaty kierownictwa;
- wyznaczenie zespołu oraz przeszkolenie go do zarządzania kontraktem;
- okres przejściowy wyznaczony przez etapy procesu usługi;
- zarządzanie kontraktem w ustalony sposób.
⠀
⠀
Znalezienie odpowiedniej firmy wykonującej usługę jest jednym z najważniejszych elementów warunkujących skuteczność oraz jakość procesu i jego skutków. Warto zatem przeprowadzić szczegółowe rozmowy z wybranymi zleceniobiorcami, aby dokładnie ustalić, czy oferowane zlecenie na pewno będzie spełniało wszystkie oczekiwania usługobiorcy.
⠀
Podsumowanie
⠀
Zarówno sam proces usługi outsourcingu, jak i obrane cele oraz firma, która przeprowadza usługę, składają się jak na jakość jej wykonania. Liczne korzyści płynące z dobrego wyznaczenia swoich celów, a także powierzenie zadania zaufanej działalności z bogatym doświadczeniem, sprawia, że prosperowanie firmy widocznie się polepsza w krótkim czasie. Jeżeli zatem jesteś zainteresowany profesjonalnie wykonaną usługą outsourcingu, to koniecznie sprawdź, jakie obszary działalności obejmuje bogata oferta naszej firmy DeepTechnology.